Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m, w, d) - #2099126

Your Mission

Du übernimmst die Verantwortung für die umfassende administrative Unterstützung aller Abteilungen bei Reflex Aerospace. Deine Rolle ist entscheidend für den reibungslosen und effizienten Ablauf des Unternehmens und ermöglicht es den Teams, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Du wirst in eine Vielzahl von Aufgaben eingebunden sein – von der täglichen Administration über die Erstellung von Berichten bis hin zur Unterstützung operativer Prozesse. Darüber hinaus unterstützt du das Management-Team bei administrativen Aufgaben und sorgst dafür, dass es die nötige Unterstützung erhält, um sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren.

Deine Hauptaufgaben Umfassen

• Administrative Unterstützung: Unterstützung bei täglichen administrativen Anforderungen und Ad-hoc-Aufgaben in allen Abteilungen.
• Dokumentenerstellung: Mithilfe bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten, Förderanträgen und Veröffentlichungen.
• Unterstützung des Management-Teams: Administrative Assistenz für das Management-Team in organisatorischen und operativen Belangen.
• Operative Unterstützung: Beitrag zur Entwicklung und Umsetzung operativer Richtlinien; Sicherstellung geeigneter Prozesse, Tools und Systeme für eine hochgradig organisierte und reibungslos funktionierende Arbeitsumgebung.
• Bürokoordination: Enge Zusammenarbeit mit dem Office Manager, um einen effizienten Ablauf der Büroorganisation sowie die Unterstützung der Mitarbeitenden sicherzustellen.
  
  

Your Background

Wir suchen eine proaktive, serviceorientierte und äußerst gut organisierte Persönlichkeit mit ausgeprägten administrativen Fähigkeiten, die in einem dynamischen Umfeld erfolgreich agieren kann. Du bringst hervorragende Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten mit sowie ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit mit.

• Relevante Qualifikationen im Bereich Betriebswirtschaft oder Administration
• Umfangreiche Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren administrativen Managementrolle
• Nachweisbare Erfahrung in der administrativen Unterstützung interdisziplinärer Teams
• Erfahrung in einem Deeptech- oder ingenieurtechnischen Umfeld ist von großem Vorteil
• Ausgezeichnete schriftliche, mündliche und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, auf allen Ebenen der Organisation effektiv zu arbeiten
• Ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung und Einhaltung von Fristen in einem schnelllebigen Umfeld
• Hohe Genauigkeit und Aufmerksamkeit für Details mit starkem Qualitätsbewusstsein
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um mit sich ändernden Prioritäten und unklaren Rahmenbedingungen umzugehen
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (Muttersprachniveau) sowie fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich
  
  

What We Offer

• Arbeite mit einem vielfältigen, multinationalen Team zusammen, das die nächste Generation hochmoderner Satelliten entwickelt. Begib dich mit uns von Anfang an auf diese spannende Reise, hinterlasse deinen bleibenden Eindruck in einem dynamischen Unternehmen und gestalte die Zukunft der Raumfahrt aktiv mit.
• Halte dein Energielevel hoch – mit von uns finanzierten Mitgliedschaften beim Urban Sports Club und bei Swapfiets.
• Wir bieten ein hybrides Arbeitsmodell mit flexiblen Arbeitszeiten – du bist der/die Gestalter:in deines eigenen Zeitmanagements.
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About Us

Reflex Aerospace, a NewSpace startup founded in 2021 and headquartered in Munich and Berlin, has been leading the charge to provide advanced dual-use satellite technology at unparalleled speed. The company is leveraging the latest techniques to modernize payload-centric satellite development and production, achieving significantly faster delivery times and enhanced reliability. By applying algorithmic engineering and streamlined system design processes, Reflex accelerates the delivery of satellites enabling lightning-fast innovation for our customers.