Executive Assistent / Assistenz der Geschäftsführung - #2101686

Beschreibung

Wir unterstützen die Mobilität von heute mit den Technologien von morgen!

Die Deutsche InfraSoft Gruppe vereint Experten für BIM-Modellierung, Vermessung und Geoinformation und unterstützt Kunden bei Planung, Bau, Betrieb und Instandhaltung von Verkehrs- und Leitungsinfrastrukturen. Mit Fokus auf Digitalisierung und Effizienz fördert sie ein modernes Straßen- und Schienennetz sowie die sichere Nutzung kommunaler Infrastrukturdaten

Wir sind aktuell an den Standorten Berlin, Hoppegarten, Leipzig, Mellingen, Neubrandenburg, Dresden, Bautzen und Magdeburg vertreten

Wenn auch du uns dabei unterstützen willst, dann bewirb dich jetzt!

Zuständigkeiten / Hauptaufgaben

Das erwartet dich:

• 
  Kalender- und Terminmanagement
  
  : Koordination und Verwaltung von Terminen, Meetings und Reisen der Geschäftsführung
  
• 
  Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
  
  : Erstellen von Präsentationen, Berichten und Protokollen sowie Nachverfolgung von To-Dos
  
• 
  Kommunikationsschnittstelle
  
  : Übernahme der internen und externen Kommunikation in Abstimmung mit der Geschäftsführung, inklusive Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
  
• 
  Reiseplanung und -organisation
  : Planung und Buchung von Geschäftsreisen, Erstellen von Reisekostenabrechnungen
  
• 
  Eventplanung
  
  : Organisation von internen und externen Veranstaltungen sowie Geschäftsführungsmeetings
  
• 
  Vertrauliche Angelegenheiten
  
  : Diskrete Bearbeitung von vertraulichen Informationen und sensiblen Dokumenten
  

Zusätzliche Aufgaben im Beteiligungsmanagement

In Ergänzung zu den klassischen Assistenzaufgaben übernehmen Sie auch Verantwortung im Bereich des Beteiligungsmanagements. Dazu gehören:

• 
  Unterstützung bei der Verwaltung von Beteiligungen
  
  : Mithilfe bei der Erstellung von Reports, der Datenaufbereitung sowie der Pflege und Verwaltung von
  
• 
  Analyse und Reporting
  
  : Unterstützung bei der Vorbereitung und Analyse von Investitionsentscheidungen sowie bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen zu Beteiligungen
  
• 
  Prozessmanagement
  
  : Unterstützung bei Due-Diligence-Prozessen und der Integration neuer Beteiligungen in das bestehende Portfolio
  
• 
  Vertragsmanagement
  
  : Überwachung von Terminen und Fristen, Verwaltung von Verträgen und Dokumenten in Bezug auf die
  
• 
  Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern
  
  : Enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Recht, Finanzen und externen Beratern, um die Beteiligungsstruktur und -prozesse zu optimieren
  

Qualifikationen / Anforderungen

Das bringst du mit:

Ausbildung/Erfahrung:

• 
  Abgeschlossene Ausbildung als Bürofachkraft, Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/- mann für Büromanagement, Sachbearbeiter/-in, Verwaltungsfachangestellte/-r
  
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistent, idealerweise in einem dynamischen, international agierenden Umfeld
  

Fachkenntnisse:

• 
  sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint und Excel) und gängigen Projektmanagement-Tools
  
• 
  Erste Erfahrungen und/oder starkes Interesse an Aufgaben im Bereich Beteiligungs- und Projektmanagement von Vorteil
  
• 
  Erfahrung im Termin- und Reiseplanungsmanagement
  
• 
  Erfahrung mit der Vor- und Nachbereitung von Meetings (Präsentationen, Protokolle etc.)
  
• 
  Erfahrung in der Eventplanung
  
• 
  Erfahrung in Reporting und Analysen
  
• 
  Erfahrung im Vertragsmanagement
  

Sprachkenntnisse:

• 
  exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
  

Persönliche Fähigkeiten:

• 
  hervorragende Fähigkeiten zur Strukturierung und Priorisierung von Aufgaben in einem komplexen und oft schnelllebigen Umfeld
  
• 
  Fähigkeit, Daten zu analysieren und verständlich aufzubereiten
  
• 
  absolute Vertrauenswürdigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
  
• 
  Fahrerlaubnis Klasse B von Vorteil
  

Die genannten Kenntnisse und Erfahrungen spiegeln das Optimum wider. Gerne ziehen wir es auch in Erwägung weniger erfahrene Kandidaten anzunehmen und "on-the-job" auszubilden

Leistungen der Anstellung

Das bieten wir dir:

Arbeitszeiten

• 
  Montag - Freitag, keine Wochenendarbeit
  

Benefits

• attraktive Vergütung
  
• 
  betriebliche Altersvorsorge
  
• 
  Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten
• 
  Flexible Arbeitszeiten
  
• 
  Homeoffice-Möglichkeit
  
• 
  wenig Montagearbeit
  
• 
  Essenszuschuss bei Außendiensttätigkeit
  
• 
  flache Hierarchien und Teilhabe an Entscheidungsprozessen
  
• 
  modernste technische Ausstattung
  
• 
  abwechslungsreiche Aufgaben
  
• 
  Spendit-Card zur Erfüllung eigener Wünsche
  
• 
  Kostenlose Getränke
  
• 
  Kostenloser Parkplatz
  
• 
  Nutzung von Firmen-PKW
  
• 
  Sabbatical
  
• 
  Firmenevents
  

Kontakte

Wenn Sie dem beschriebenen Profil entsprechen, freuen wir uns auf Ihre vollständige und aussagekräftige Bewerbung per eMail an

[email protected]

Schwerbehinderte oder Ihnen gleichgestellte Mitarbeiter/innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt

Wir weisen darauf hin, dass Ihre Bewerbungsunterlagen im Rahmen der Stellenbesetzung elektronisch verarbeitet und genutzt werden

Arbeitgeber

Arbeitsort


EUREF-Campus 22, Torgauer Straße 12-15, Berlin, Berlin, Deutschland

Arbeitspensum

Vollzeit, Teilzeit

Start Anstellung

ab sofort

Dauer der Anstellung
unbefristet

Industrie / Gewerbe

Ingenieurdienstleistungen

Arbeitszeiten

Mo - Fr