Team Assistant (m/w/d) - #2724535

Über Uns

Unser Stabsbereich hält hy am Laufen und bringt uns gleichzeitig nach vorne. Hier bündeln wir People & Organization, Finance & Business Intelligence sowie Marketing & Communications und arbeiten eng mit dem hy Leadership und der Geschäftsleitung zusammen. Wir schaffen die Strukturen, Prozesse und Rahmenbedingungen, damit sich unsere Consulting-Teams voll auf ihre Kund:innen konzentrieren können.

Als Team Assistant bist Du das Organisationsherz des Stabsbereichs vor Ort: Du arbeitest Hand in Hand mit den Stabsfunktionen, hältst Büro und Administration am Laufen, kümmerst Dich um Spesen und Reisekosten und sorgst dafür, dass sich unsere 60+ Mitarbeiter:innen bei hy vom ersten Tag an willkommen fühlen. Du packst gerne an, behältst den Überblick und möchtest unser Büro zu einem Ort machen, an den jede:r gerne kommt? Dann freuen wir uns sehr auf Dich!

Deine Rolle

• Du bist die erste Anlaufstelle für die Anliegen unserer Mitarbeiter:innen rund um Büro und Administration und sorgst dafür, dass im Office alles da ist und funktioniert: von Getränken, Snacks und Büromaterial bis zu hy Merch und Visitenkarten
• Du prüfst und bearbeitest Spesen- und Reisekostenabrechnungen fürs Leadership Team, sammelst Rechnungen und Kreditkartenbelege und bereitest alles sauber für die Buchhaltung vor
• Du koordinierst unsere Office-Dienstleister und bist Ansprechperson für alle Themen rund um Gebäude und Facility
• Gemeinsam mit People & Organization stellst Du sicher, dass neue Mitarbeiter:innen ab dem ersten Tag alles haben, was sie brauchen, vom Onboarding-Paket über den Laptop bis zu den Zugängen. Auch beim Offboarding behältst Du die Organisation im Blick, von Zeugnissen bis zur Hardware-Rückgabe
• Du übernimmst administrative Routinen für das Team, zum Beispiel die Pflege unseres internen Wikis, Update von internen Präsentationen und die monatlichen Arbeitszeitnachweise unserer Werkstudent:innen
• Du bist das freundliche Gesicht unseres Büros: Du hast ein offenes Ohr und sorgst dafür, dass sich alle bei uns wohlfühlen
• In Zusammenarbeit mit unserem IT-Dienstleister kümmerst Du Dich um die Bestellung von Laptops und Handys, den Austausch defekter Geräte und eine funktionierende Bürotechnik
• Du unterstützt das Team mit Deinem Organisationstalent bei internen Events und Kundenveranstaltungen im Office sowie bei der Organisation unseres Retreats und unserer Weihnachtsfeier
  
  

Mittendrin statt remote: Unser Büro lebt vom persönlichen Miteinander. Deshalb arbeitest Du als Team Assistant vollständig bei uns vor Ort in Berlin Kreuzberg: als erste Ansprechperson für alle, die morgens reinkommen, und als Mensch, der unser Büro spürbar zu einem Zuhause macht.

Dein Profil

• Du hast bereits Erfahrung als Team Assistant, im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle gesammelt
• Du bist ein Organisationstalent mit einer ausgeprägten Servicementalität und “Can-Do-Attitude”
• Du hast eine offene und sympathische Art, die Menschen verbindet, bist ein Teamplayer und hast Spaß am Umgang mit Menschen
• Belege und Zahlen schrecken Dich nicht ab: Du arbeitest sorgfältig und strukturiert, und Verlässlichkeit sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Dich selbstverständlich
• Du sprichst fließend Deutsch, Grundkenntnisse in Englisch sind von Vorteil
• Du bist versiert im Umgang mit G-Suite, Microsoft Office und kennst Dich idealerweise auch mit der Apple Hardware aus
  
  

Was Dich bei hy erwartet

Ownership & Impact

• Direkte Verantwortung ab Tag 1 und sichtbarer Impact auf unseren Büroalltag und interne Themen
• Einblick in alle Bereiche einer wachsenden Unternehmensberatung, von People über Finance bis Office
• Möglichkeit zur Beteiligung an hy und Teilhabe an unserem langfristigen Erfolg
• Viel Gestaltungsspielraum für eigene Ideen und unternehmerisches Denken
  
  

Flexibilität & Vertrauen

• Zeitblocker für persönliche Themen, die team-weit respektiert werden
• Eine Kultur, die auf Vertrauen, Eigenverantwortung und Pragmatismus setzt
  
  

Learning & Growth

• Weiterbildungsbudget i.H.v. jährlich 1.000 € für das, was Dich wachsen lässt – beruflich und persönlich
• Transparentes Karriere- und Entwicklungskonzept mit regelmäßigen Entwicklungsdialogen
• Steile Lernkurve durch die enge Zusammenarbeit mit People & Organization, Finance und Geschäftsleitung
  
  

Health & Wellbeing

• Zuschuss zu Urban Sports Club und weiteren ausgewählten Fitness- und Wellbeing-Angeboten
• Mobilitätsangebote wie Deutschlandticket und JobRad
• State-of-the-Art Hardware Set-up und ein modernes Büro in Kreuzberg
  
  

Culture & Community

• Eine auf Transparenz, Wertschätzung und Vertrauen basierte Kultur
• Mehrtägiges Company Retreat und regelmäßige Team-Events
• Zwei Volunteer Days pro Jahr für soziales Engagement während der Arbeitszeit
• Offene Feedbackkultur, echtes Teamplay und eine klare No-Bullshit-Mentalität
  
  

Family & Support

• Volle Gehaltsfortzahlung während der Kinder(not-)betreuungszeit – ohne Verdienstausfall
• Verständnis für persönliche Lebensrealitäten und ein Umfeld, das Leistung nachhaltig ermöglicht
  
  

Gehalt

Das monatliche Bruttogehalt für diese Position entspricht dem Gehaltsband für unser Manager Level abhängig von Erfahrung und Qualifikation. Das finale Gehalt wird Dir im Rahmen des Prozesses kommuniziert.

Alle anders, alle smart!

Als chancengleicher Arbeitgeber setzen wir uns bei hy für eine diverse, inklusive und gesunde Arbeitsumgebung ein. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidat:innen, unabhängig von Ethnie, Hautfarbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, sexueller Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität.

Liebe Frauen, haltet Euch nicht zurück! Untersuchungen zeigen, dass Frauen die Messlatte niedriger ansetzen als Männer und sich erst dann auf eine Stelle bewerben, wenn sie für eine bestimmte Position hoch qualifiziert sind. Wenn Du also der Meinung bist, dass Du einige aber nicht unbedingt alle der von uns geforderten Kriterien erfüllst, nehme bitte trotzdem Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns sehr darauf, von Dir zu hören und gemeinsam zu prüfen, ob wir zueinander passen.

Dein Weg in unser Team

• Wir prüfen Deine Bewerbungsunterlagen und melden uns innerhalb von 5 Werktagen bei Dir zurück
• Kennenlerngespräch mit unserem People Team per Video Call – 30 Minuten
• Interview mit unserer Vice President People & Organization (und ggf. einem weiteren Teammitglied) per Video Call - 45 Minuten
• Kennenlernen des restlichen Teams und des Büros vor Ort - 60 - 75 Minuten
• Optional: Interview(s) mit Geschäftsleitung - 30 Minuten
• Angebot
  
  

Über hy

hy ist eine partnergeführte Unternehmensberatung für Strategie, Innovation, Pricing und Sales — und eine der unternehmerischsten Beratungen Europas.

Seit 2017 unterstützen wir Konzerne, Mittelständler, Private-Equity-Fonds und wachstumsstarke Tech- und Digitalunternehmen dabei, ambitionierte Wachstumspläne in die Realität zu übersetzen: bei der Identifikation von Wachstumschancen, der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, der optimalen Monetarisierung datengetriebener Angebote und der Schaffung von Strukturen für kontinuierliche Innovation. Über 600 Projekte. Mehr als 275 Kunden. Messbare Ergebnisse.

Mehr als 60 Berater:innen, Strateg:innen, Analyst:innen und Gründer:innen arbeiten bei hy — mit klarer Meinung, hohem Tempo und echtem Gestaltungsanspruch. Geführt von unseren Co-CEOs Sebastian Herzog und Dr. Sebastian Voigt.