Talent Operations Associate (m/w/d) - #2743531

Jobbeschreibung

Über selectry

selectry GmbH ist ein Berliner Recruiting-Technologieunternehmen, das eine KI-gestützte Plattform für den Recruiting-Prozess entwickelt. Die Plattform begleitet Recruiting-Teams von der Rollenaufnahme und dem Skill-Matching bis zur Erstellung von Kandidatenlisten. Wir sind aktuell in der Beta- und Skalierungsphase und arbeiten als kleines Team mit kurzen Entscheidungswegen.

Mit selectry.io .managed übernehmen wir operative Recruitingverantwortung für unsere Kunden. Wir bauen eine Hiring Infrastructure, die intelligentes Matching, menschliche Prüfung und operative Recruitingverantwortung miteinander verbindet.

Deine Mission

Diese Rolle stellt sicher, dass die Managed-Hiring-Delivery mit operativer Zuverlässigkeit und Qualität läuft. Du entlastest unsere Projektmanagerinnen und Projektmanager bei der Ausführung, sicherst die Datenintegrität in Pipelines und dienst als Qualitätsschwelle zwischen KI-generierten Inhalten und echten Kandidateninteraktionen.

Du bist dabei weder klassische Recruiterin oder klassischer Recruiter noch reine Sourcerin oder reiner Sourcer. Du übernimmst keine eigene Kundenverantwortung. Dein Schwerpunkt liegt auf der zuverlässigen operativen Ausführung, Kontrolle und Verbesserung unserer Managed-Projekte.

Was du bei uns tust

• Managed-Projekte operativ vorbereiten. Du legst Projekte, Pipelines, Aufgaben und Status in den vorgesehenen Systemen an, übernimmst abgestimmte Zielgruppen und Kriterien, bereitest Outreach-Sequenzen und Vorlagen vor, machst Fristen und Zuständigkeiten sichtbar, erkennst fehlende oder widersprüchliche Vorgaben und arbeitest mit Checklisten und einer klaren Definition of Done.
• Work Packages zuverlässig bearbeiten. Du priorisierst Aufgaben nach Dringlichkeit, Fristen und Auswirkungen, steuerst offene Vorgänge und Wiedervorlagen, erkennst Blocker, hältst Bearbeitungsstände aktuell, führst Aufgaben bis zu einem dokumentierten Ergebnis und eskalierst Ausnahmen frühzeitig und nachvollziehbar.
• Digitalen Outreach umsetzen. Du arbeitest mit LinkedIn Recruiter RPS+, E-Mail und weiteren freigegebenen Kanälen, personalisierst Nachrichten anhand nachprüfbarer Informationen, nutzt freigegebene LLMs für Entwürfe und Follow-ups, prüfst jeden Entwurf vor dem Versand und vermeidest generische Massenansprache und ungeprüfte KI-Kommunikation.
• Rückmeldungen bearbeiten und einordnen. Du kannst eingehende Reaktionen strukturiert kategorisieren, leitest den vorgesehenen nächsten Schritt ein, beantwortest einfache freigegebene Rückfragen, koordinierst Termine, dokumentierst relevante Informationen und eskalierst komplexe oder sensible Fälle.
• Vollständige interne Übergaben erstellen. Du bereitest Informationen so auf, dass die nächste Person ohne erneute Grundlagenrecherche weiterarbeiten kann: Projektbezug, bisherige Schritte, geprüfte Informationen, offene Fragen, Risiken, nächste Schritte, Zuständigkeit und Fristen.
• Als Human-in-the-Loop arbeiten. Du prüfst Ergebnisse aus LLMs, Matching-Systemen und automatisierten Workflows, unterscheidest zwischen Fakten, plausiblen Ableitungen, Unsicherheiten und falschen Aussagen, erkennst erfundene Informationen und übernimmst keine automatisierte Empfehlung ungeprüft als Entscheidung. KI unterstützt deine Arbeit. Die Verantwortung für Prüfung, Kontext und operative Qualität bleibt beim Menschen.
• Daten- und Pipeline-Qualität sicherstellen. Du pflegst Status, Aktivitäten und nächste Schritte, arbeitest mit einheitlichen Kategorien, Tags und Pipeline-Stufen, erkennst Dubletten und Widersprüche, markierst fehlende Informationen, beachtest Datenschutz- und Löschregelungen und führst Qualitätsprüfungen vor Übergaben durch.
• Projektbezogene Aktivierung unterstützen. Je nach Projekt unterstützt du bei Role Spotlights, Hidden-Job-Postings, projektbezogenen LinkedIn-Beiträgen sowie der Planung und Veröffentlichung freigegebener Inhalte. Du verantwortest nicht allein die Social-Media-Strategie oder Markenpositionierung.
• Prozesse verbessern. Du dokumentierst wiederkehrende Probleme, erkennst unnötige manuelle Arbeitsschritte, schlägst Verbesserungen für Vorlagen, Prompts und Checklisten vor und dokumentierst Learnings für das Team.
  
  

Stellenanforderungen

Was du mitbringst

Das ist uns wichtig (Must-have)

Wir stellen nicht primär nach Jobtiteln oder Studienabschlüssen ein. Wichtig ist, dass du zeigen kannst:

• Strukturierte Workflow-Ausführung und operative Priorisierung über mehrere parallele Aufgaben, inkl. Erkennen und Weitergeben von Blockern.
• Daten- und Dokumentationsqualität: strukturierte Unterlagen produzieren, pflegen und auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen.
• Kritische Prüfung von KI-Ergebnissen (Human-in-the-Loop) gegen definierte Qualitätskriterien, ohne dass Modellentwicklung oder Prompt Engineering nötig sind.
• Pipeline- und ATS-Datenmanagement (Erfahrung mit ATS, CRM, Case-Management oder strukturierten Spreadsheets wird gleichwertig anerkannt).
• Operativer Outreach via LinkedIn Recruiter, LinkedIn Sales Navigator oder vergleichbarem Enterprise-Tool, inkl. Personalisierung und Qualitätsprüfung.
• Response Triage und Klassifizierung mit korrekter Eskalation.
• Klare, adressatengerechte schriftliche Kommunikation, verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Daten, schnelle Einarbeitung in digitale Systeme, Unterscheidung von Fakten und Vermutungen.
  
  

Das ist hilfreich, aber nicht Voraussetzung (Good-to-have)

• Direkterfahrung mit einem LinkedIn Recruiter RPS+ Enterprise-Seat.
• Erfahrung mit Recruitee als ATS.
• Erfahrung mit Scheduling und Veröffentlichung digitaler Inhalte.
• Berührungspunkte mit Enterprise-KI- oder LLM-Tooling über reine Consumer-Chatbot-Nutzung hinaus.
  
  

Was du nicht zwingend mitbringen musst

Einen bestimmten Studienabschluss, mehrere Jahre Recruiting-Erfahrung, Full-Cycle-Recruiting-Erfahrung, eigene Kundenverantwortung, ein bestehendes Netzwerk, Erfahrung mit genau unserem ATS, Expertenwissen in LinkedIn Recruiter RPS+, komplexe Boolean-Search-Kenntnisse, technische Automationen oder Führungserfahrung.

Was diese Rolle nicht ist

Diese Position ist keine klassische Recruiter-, Sourcer- oder Social-Media-Rolle. Du übernimmst zunächst keine eigene Kundenbeziehung, entwickelst nicht allein die Projekt- oder Suchstrategie, triffst keine finalen Einstellungsentscheidungen, verhandelst keine Angebote, betreibst keine unkontrollierte Massenansprache und veröffentlichst keine ungeprüften KI-Inhalte.

Mögliche Hintergründe

Du musst nicht aus HR oder Recruiting kommen. Relevante Erfahrungen können entstanden sein in: Projektassistenz oder Projektkoordination, Sales Operations, Customer Operations, Customer Support, Trust and Safety, Research, Datenqualität, Qualitätssicherung, Content oder Community Operations, Case Management, Recruiting Coordination, Active Sourcing oder digitaler Sachbearbeitung. Auch Werkstudententätigkeiten, Praktika oder eigene Projekte können eine gute Grundlage sein.

Deine Entwicklungsmöglichkeiten

Senior Talent Operations Specialist, Managed Delivery Specialist, Project Operations Manager, Talent Pipeline Manager, Human-in-the-Loop Quality Specialist, AI Workflow Operations Specialist, Recruiting Technology Specialist, Candidate Engagement Specialist. Eine Entwicklung zum klassischen Recruiter ist möglich, aber nicht der einzige Weg.

Auswahlprozess und Bewerbung

Der Prozess besteht aus einem strukturierten Gespräch und einer kurzen, arbeitsnahen Aufgabe (Priorisierung, Qualitätsprüfung, digitale Kommunikation, Dokumentation, Umgang mit KI-generierten Outputs). Ein klassisches Anschreiben ist nicht erforderlich.

Bitte teile mit uns: welche deiner bisherigen Erfahrungen besonders gut zu den Aufgaben passen und ein konkretes Beispiel für einen Prozess oder Workflow, den du organisiert, geprüft oder verbessert hast.

Rahmenbedingungen

Wird im Gespräch besprochen.

Vielfalt und Inklusion

selectry GmbH begrüßt Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe, unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Behinderung oder anderen Merkmalen. Entscheidend sind ausschließlich die für die Rolle relevanten Fähigkeiten.

Datenschutz

selectry GmbH verarbeitet die mit deiner Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.